La solution administrative complète bookU dans SuperMAG (Buurtsuper.be)

Entendre le mot 'collaborateurs' évoque immanquablement l'administration. Et penser à l'administration, c'est imaginer une montagne de travail. Des heures précieuses que vous ne pouvez pas investir dans votre entreprise ou auprès de vos clients. BookU vient à la rescousse : l'outil logiciel pratique de l'entreprise flamande simplifie les tâches administratives en un clin d'œil.

Il y a environ sept ans, bookU a vu le jour. L'entreprise a rapidement dépassé ses balbutiements. Aujourd'hui, elle compte des clients de la côte à Genk.

"À l'origine, bookU a été créé avec une perspective orientée vers l'horeca. J'ai moi-même de l'expérience dans le secteur et je connais bien les défis administratifs", explique Dieter Vanthournout, fondateur de bookU. "La distribution rencontre les mêmes difficultés : composer des horaires de travail, rédiger des contrats, communiquer avec le secrétariat social... Cumulez toutes ces heures, et vous perdez une journée entière chaque semaine."

La solution ? Un outil de planification et de gestion du personnel qui centralise et automatise toutes ces tâches.

"Nous avons développé en collaboration avec Colruyt Retail Partners des fonctionnalités spécifiques pour les supermarchés. Et cela fonctionne. Delhaize, Albert Heijn et Carrefour sont également enthousiastes."

Gain de temps

Pourquoi l'outil de bookU est-il un véritable lifesaver ?

"Il réduit au minimum votre charge administrative et rend les plans plus clairs", explique Simon Sintobin, directeur commercial. "Par exemple, vous n'avez plus besoin de saisir manuellement les Dimona : le système les génère automatiquement. Un simple contrôle et clic... les données parviennent directement au secrétariat social !" Pratique !

La gestion des intérimaires est également entièrement intégrée dans bookU.

"Nous entretenons des partenariats avec, entre autres, Accent et NOWJOBS. Les flexi-jobbers et les étudiants trouvent facilement leur place dans le système. Cette collaboration avec les secrétariats sociaux et les agences d'intérim nous donne un avantage sur la concurrence : une telle intégration est unique sur le marché."

"Composer des horaires de travail, rédiger des contrats, communiquer avec le secrétariat social... Cumulez toutes ces heures, et vous perdez une journée entière chaque semaine." (Dieter Vanthournout - fondateur de bookU)

Réduire les erreurs d'enregistrement et donner une image moderne à votre entreprise ?

"C'est ce que vous faites avec notre application de pointeuse", ajoute Dieter. "Le système de badge obsolète et - encore plus compliqué - la feuille de calcul classique appartiennent au passé. Vous accrochez simplement une tablette au mur et chaque employé s'enregistre via un code PIN personnel. En option, une photo peut être prise comme vérification supplémentaire. Le logiciel étiquette les heures d'entrée et de sortie en tant que prestations normales, heures de nuit ou heures supplémentaires."

En plus de l'application de pointeuse, bookU a développé une application pour les employés, vous permettant de consulter, de communiquer et de demander des congés pour vos horaires de travail depuis votre poche.

Convivialité

La convivialité est une priorité élevée. Le système est clair et intuitif.

"Nous n'abandonnons pas pour autant les utilisateurs", déclare Simon. "Nous les aidons toujours à configurer l'environnement : établir des liens avec l'ONSS, définir les bons codes de prestation, apprendre à créer des modèles... Notre logiciel se compose de différents modules qui peuvent être activés ou désactivés. De cette manière, nous adaptons complètement l'environnement aux goûts et aux besoins de chaque client. Cela se fait d'ailleurs très rapidement : notre temps de traitement est d'une à deux semaines."

Même après la configuration, bookU surveille attentivement la situation.

"Nous proposons des formations et des sessions de rafraîchissement. Notre ligne de support est toujours ouverte pour les questions et les préoccupations. De plus, nous mettons fortement l'accent sur le suivi : le premier mois, nous appelons chaque client spontanément pour savoir comment s'est déroulé le premier traitement des prestations. Ainsi, nous pouvons ajuster immédiatement si nécessaire."

Et demain ?

L'entreprise regorge d'ambitions.

"Nous sommes en pleine croissance", se réjouit Dieter. "À la fois géographiquement et en termes de partenariats. Outre Acerta et Liantis, nous pourrons bientôt ajouter Partena et Randstad à notre liste."

Le fil rouge de l'histoire de bookU d'aujourd'hui et de demain ? Un grand cœur et une oreille attentive aux besoins administratifs du secteur de la distribution.

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