Laatste bijwerking: 19 maart 2024

Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door bookU, met hoofdkantoor te Spinnerijstraat 97 - 8500 Kortrijk en geregistreerd onder ondernemingsnummer 0629815258, in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke en verwerker (hierna "wij", "ons", "onze").

1. Toepassingsgebied van de Privacyverklaring

bookU zet zich in om uw (persoons-) gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen en alleen op een eerlijke en rechtmatige manier te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van de GDPR[1], met inbegrip van alle huidige nationale of internationale wet- of regelgeving ter uitvoering of toekomstige wet- of regelgeving ter vervanging van de GDPR (hierna samen aangeduid als "Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving").

Deze Privacyverklaring (hierna "Privacyverklaring") is op u van toepassing voor uw persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken in het kader van onze klantenrelaties, het gebruik van onze website, ons BookU platform en onze leveranciers en partners. Het doel van deze Privacyverklaring is om u te informeren over hoe en voor welke doeleinden bookU persoonsgegevens verwerkt en te verduidelijken welke rechten u als betrokkene kunt uitoefenen. We vragen u dan ook om rustig de tijd te nemen om deze Privacyverklaring door te nemen. Zit u nadien nog met vragen? Contacteer ons dan gerust via privacy@booku.be.

2. Overzicht van doeleinden, persoonsgegevens en rechtsgrondslag

Persoonsgegevens worden gedefinieerd als alle informatie waarmee een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. BookU beschouwt uw persoonsgegevens als vertrouwelijk en verbindt zich ertoe deze alleen te verwerken op een manier die verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de gegevens aanvankelijk werden verzameld. In het kader van de volgende activiteiten, voor de overeenkomstige doeleinden en op basis van de vermelde rechtsgrondslag kan bookU uw persoonsgegevens verwerken:

2.1 bookU in hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke

• Het behandelen van vragen van klanten: voor al uw vragen of opmerkingen, kan u contact opnemen met bookU via het contactformulier of de chatfunctie van onze website.

• Het aanvragen van een demo: voor het aanvragen van een demo, kan u contact opnemen met bookU via het contactformulier of de chatfunctie van onze website.

• Marketingcommunicatie: door zich in te schrijven op onze nieuwsbrief, blijft u op de hoogte van belangrijke productinformatie, interessante use cases, nieuwe features, evenementen, acties en promoties, etc.

Deze toestemming kunt u ten allen tijden intrekken. U kunt zicht steeds uitschrijven via de uitschrijflink onderaan elke verzonden e-mail. Opgelet, het intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de verwerkingen die bookU deed toen uw toestemming nog niet ingetrokken was.

Ook bevat de nieuwsbrief een 'tracking pixels'. Hierover kan meer informatie gevonden worden in onze cookieverklaring.

• Solliciteren voor een functie bij bookU: voor een sollicitatie, kan u contact opnemen met bookU via het jobformulier.

Voor dit proces wordt er gebruik gemaakt van verschillende bronnen met als doeleinde te beoordelen of u een goede 'match' vormt met het bedrijf en om het sollicitatieproces soepel te laten verlopen.

• Evenementen: voor deelname aan evenementen, kan u zich aanmelden via het registratieformulier.

• Dienstverlening: naar de afnemer van de tool toe.

• Andere relaties:

2.2 bookU in hoedanigheid van verwerker

• Dienstverlening: naar de gebruikers van de tool toe.

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens zoals aangegeven in de bovenstaande tabel een wettelijke of contractuele vereiste is, of een vereiste die noodzakelijk is om een overeenkomst aan te gaan, bent u verplicht om de persoonsgegevens te verstrekken. Als u dit weigert, kunnen wij mogelijk geen overeenkomst met u aangaan.

3. Uw rechten als betrokkene

Behoudens de voorwaarden en beperkingen van de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving, hebben Betrokkenen verschillende rechten om zelf de controle te houden over het gebruik van hun persoonsgegevens. Binnen bookU hebben wij dan ook een procedure uitgewerkt opdat u uw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die u ons toevertrouwd hebt, te kunnen uitoefenen. Dit draagt bij tot een degelijk en gestructureerd gegevensbeschermingsbeleid en aan een sterk vertrouwen van onze klanten in bookU.

In het kader van onze specifieke dienstverlening treedt bookU voornamelijk op als verwerker van persoonsgegevens onder de AVG, terwijl de klant zelf optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval zal bookU uw verzoek met betrekking tot je persoonsgegevens doorverwijzen naar de desbetreffende verwerkingsverantwoordelijke.

De onderstaande rechten kunnen kosteloos worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar privacy@booku.be. Behoudens legitieme uitzonderingen onder de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving, verbinden wij ons ertoe binnen een maand na ontvangst op uw verzoek te reageren. We kunnen eerst om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen en om er zeker van te zijn dat het verzoek van u afkomstig is.

2.1 Recht op toegang tot uw persoonsgegevens

U heeft het recht om toegang of een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u verzamelen; alsook onderstaande bijkomende informatie:

• de doeleinden waarvoor bookU deze persoonsgegevens verwerkt;
• de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
• de ontvangers;
• indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
• de informatie waarover bookU beschikt over de bron van de gegevens indien bookU persoonsgegevens via een derde verkrijgen;
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

2.2 Recht op rectificatie

U heeft het recht om, indien u vaststelt dat de persoonsgegevens die door bookU worden verwerkt onvolledig, onjuist, of verouderd zijn, te laten corrigeren of onvolledige persoonsgegevens die wij over u bewaren aan te vullen.

2.3 Recht op gegevenswissing ("recht om vergeten te worden")

U heeft het recht om uw persoonsgegevens uit onze systemen te laten verwijderen.

Het verzoek om uw persoonsgegevens te wissen kan niet altijd worden ingewilligd vanwege contractuele of wettelijke verplichtingen. De onderstaande verplichtingen worden telkens in acht genomen wanneer we op uw verzoek reageren:

• bookU heeft uw persoonsgegevens niet langer nodig voor de realisatie van haar doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;
• u trekt uw eerdere toestemming voor de verwerking in en bookU heeft geen andere rechtsgrond die de (verdere) verwerking rechtvaardigt;
• u maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en bookU heeft geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door bookU;
• uw persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt door bookU;
• uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

2.4 Recht van bezwaar

Uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als de verwerking is gebaseerd op één van de volgende situaties:

• u betwist de juistheid van uw persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die bookU nodig heeft om de juistheid van de gegevens te controleren;
• de verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van uw gegevens, verzoekt u om beperking van het gebruik ervan;
• u hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (zie punt 3.6) en zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van uw recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoekt u om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken.

2.5 Recht om uw toestemming in te trekken

Voor de verwerking van uw persoonsgegevens die door ons met uw toestemming zijn verzameld, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. U kunt zich bijvoorbeeld op elk gewenst moment afmelden voor nieuwsbrieven. Het intrekken van uw toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken.

2.6 Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen heeft u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken. Als de verwerking plaatsvindt op grond van het rechtmatig belang van bookU of op grond van het algemeen belang stoppen we met verwerken tenzij we kunnen aantonen dat er dwingende legitieme redenen zijn voor de verdere verwerking of voor de uitoefening van juridische claims. We hoeven deze verzoeken alleen in te vullen in specifieke gevallen, zoals bepaald door de wet.

2.7 Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens

Het recht om uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt te verkrijgen in een gestructureerd, veelgebruikt en machinaal leesbaar formaat en/of om deze gegevens te laten doorsturen of te kopiëren naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.

2.8 Recht om een klacht in te dienen

Als u van mening bent dat wij uw rechten inzake gegevensbescherming schenden, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbescherming, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0) 2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be

4. Derde partijen

Wij onthouden ons van het bekendmaken of verkopen van uw persoonsgegevens aan derden en het openbaar maken van uw persoonsgegevens, behalve in de volgende specifieke gevallen:

• Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met externe serviceproviders waaraan bookU bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed (vb. de opbouw, het beheer en onderhoud van de website, het beheer van de klantendatabase, cloudservices etc.). bookU selecteert haar partners zorgvuldig zodanig dat zij even plichtsbewust met je persoonsgegevens omgaan als bookU dit zelf doet. Bovendien ontvangen zij deze persoonsgegevens enkel om ze ten behoeve van bookU te verwerken en doen zij dit op onze strike instructies. bookU verkoopt je persoonsgegevens dus niet door aan derde partijen en deze partijen mogen de gegevens niet gebruiken voor eigen (commerciële) doeleinden. Met elk van deze partijen (“verwerkers” genaamd) heeft bookU ook een verwerkersovereenkomst gesloten.
• Indien er op bookU een wettelijke verplichting rust om persoonsgegevens door te geven.

Wij vertrouwen wel op de medewerking van sommige externe dienstverleners die toegang kunnen hebben tot uw persoonsgegevens en deze verwerken als gegevensverwerker in naam en voor rekening van BookU voor de levering van diensten. In die zin hanteren wij strenge criteria voor de selectie van leveranciers om te voldoen aan haar verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming en verbindt BookU zich ertoe om met hen de overeenkomstige Gegevensverwerkingsovereenkomst te ondertekenen, waarmee zij onder meer de volgende verplichtingen oplegt: passende technische en organisatorische maatregelen toepassen; de persoonsgegevens verwerken voor de overeengekomen doeleinden en uitsluitend rekening houdend met de gedocumenteerde instructies van BookU; en de gegevens verwijderen of retourneren zodra de dienstverlening is beëindigd.

5. Internationale doorgifte

bookU zal voldoen aan de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving met betrekking tot het bieden van adequate bescherming voor de overdracht van persoonsgegevens aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte ("EER").

In het geval dat we uw persoonsgegevens doorgeven aan een derde land of internationale organisatie buiten de EER, zullen we ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen die door de Europese Commissie worden geacht een "passend" beschermingsniveau te bieden (een lijst van passende derde landen is beschikbaar op de website van de Europese Commissie), of, als alternatief, wanneer uw persoonsgegevens niet worden doorgegeven aan een land dat een passend beschermingsniveau biedt, zullen we zorgen voor passende waarborgen bij de entiteit die uw persoonsgegevens ontvangt (bv. de standaardcontractbepalingen van de EU of bindende bedrijfsregels, rekening houdend met aanvullende vereisten met betrekking tot internationale overdrachten zoals aanvullende maatregelen) om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens beschermd blijven in overeenstemming met de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving.

Als u meer informatie of een kopie van deze waarborgen wilt ontvangen, kunt u contact met ons opnemen via het volgende e-mailadres: privacy@booku.be.

6. Bewaren van uw persoonsgegevens

bookU bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te realiseren waarvoor wij de gegevens hebben ontvangen. De bewaartermijnen verschillen afhankelijk van het type verwerkingsactiviteit en het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld. Persoonsgegevens die we verzamelen op basis van uw toestemming worden door ons bewaard zolang uw toestemming geldig blijft.

In alle gevallen kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard als daar een wettelijke of reglementaire reden voor is, of korter als u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er niet langer een legitieme reden is om ze te bewaren. Wij garanderen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd zodra de bewaartermijn is verstreken.

Als u wenst dat bookU uw persoonsgegevens niet langer bijhoudt of u wenst meer informatie over de bewaartermijnen die we hanteren, dan kan je hiervoor contact opnemen met ons via privacy@booku.be. 

7. Contactgegevens

Als u opmerkingen of vragen heeft over de informatie in deze Privacyverklaring, of over andere kwesties met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via privacy@booku.be.

Als u liever per post contact met ons opneemt, kunt u dat doen op het volgende adres: t.a.v. Privacy team, Spinnerijstraat 97 - 8500 Kortrijk.

8. Wijzigingen aan onze Privacyverklaring

bookU kan deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen of bijwerken om wijzigingen in onze praktijken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of wijzigingen in de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving weer te geven. Wij zullen dit doen door de bijgewerkte versie op deze bookU website te plaatsen. Wanneer we wijzigingen in onze Privacyverklaring publiceren, zullen we de datum en het versienummer van de "laatste bijwerking" van onze Privacyverklaring wijzigen. Niettemin raden wij u aan onze Privacyverklaring regelmatig te lezen.