Feestdagen zonder stress: zo houdt Bakkerij Van Hecke het overzicht met bookU

Met 17 vestigingen in en rond Gent en een team van 120 vaste medewerkers, aangevuld met zo’n 100 studenten per maand, staat Bakkerij Van Hecke jaarlijks voor een enorme uitdaging: het efficiënt beheren van hun team in aanloop naar de drukste periode van het jaar, namelijk de feestdagen. 

Digitalisering als succesrecept tijdens drukke periodes

HR-verantwoordelijke Helena Weiremans verdient sinds oktober 2020 haar brood bij de bakkerij. Zij kneedde de succesvolle opstart van bookU. “Toen ik in oktober 2020 begon, wisten we dat de feestdagen een grote uitdaging zouden zijn”, vertelt Helena. "In november schakelden we over op bookU, en sindsdien is elke eindejaarsperiode vlot verlopen.”

 De overstap naar een digitale tool was even wennen, maar met de ondersteuning van het bookU-team verliep de implementatie soepel. “Tijdens de onboarding kreeg iedereen een duidelijke uitleg van het bookU team en een bookU omgeving om aan de slag te gaan. In het begin hadden we natuurlijk veel vragen, maar bookU was altijd bereikbaar en bood snel een oplossing.”

Altijd overzicht in meerdere vestigingen, zelfs met extra jobstudenten en flexi’s

Voor een onderneming met 17 vestigingen is overzicht cruciaal. “Met bookU kan ik in één oogopslag zien hoeveel medewerkers er vandaag in elke winkel werken, en kan ik eenvoudig shifts tussen locaties aanpassen. Als iemand uit De Pinte invalt in Eke, regel ik dat met een paar klikken. Geen ingewikkelde filters of eindeloos doorklikken, want alle informatie staat direct klaar”, zegt Helena.

Een ander groot voordeel is de mogelijkheid om oude planningen te raadplegen. “Ik kan terugkijken naar bijvoorbeeld 1 januari 2021 en precies zien hoeveel mensen in een bepaalde winkel werkten en hoeveel uren ze presteerden. Dat is vooral handig om de feestdagen voor te bereiden. Op basis van het voorziene personeel van de voorbije jaren, kan ik nu gemakkelijk een gepaste planning opmaken.”

Direct contact met flexi’s en koppeling met NOWJOBS

Met een groot aantal studenten en flexijobbers in dienst is een gestroomlijnde communicatie essentieel. Dankzij de koppeling met NOWJOBS kan Helena direct contact houden met tijdelijke krachten en hen eenvoudig inplannen. Zo zijn onverwachte roosterwijzigingen snel geregeld.

Waarom kiezen voor bookU?

Voor Helena is het antwoord simpel: “Het grootste voordeel is overzicht. Ik heb alles in één systeem: van de planning tot tijdsregistratie en loonverwerking. Zelfs tijdens de drukste weken verloopt alles efficiënt.” Dimona-aangiftes en tijdsregistratie zijn volledig geïntegreerd, waardoor fouten vrijwel uitgesloten zijn. “Mijn regioverantwoordelijken hebben ook toegang tot de bookU omgeving van hun winkels en kunnen alles zelf opvolgen. Dat scheelt enorm veel tijd.”

Klaar voor de feestdagen? 

Met de feestdagen in zicht is Bakkerij Van Hecke helemaal klaar voor de personeelspiek en werkdruk. “Ik zou bookU zeker aanraden aan bedrijven met meerdere vestigingen”, zegt Helena. “Deze tool bespaart tijd, voorkomt chaos en geeft rust, zelfs in de drukste periodes.”

Op het vlak van personeelsadministratie is het broodje van bakkerij-keten Van Hecke absoluut gebakken.

Benieuwd hoe bookU jouw onderneming kan helpen om het hoofd koel te houden tijdens de feestdagen?

Plan een demo en ontdek het zelf!

Boek je demo hier