Met bookU naar een zorgeloze administratie: De ervaring van jeugdverblijfcentrum De Barkentijn

Met een geschiedenis die teruggaat tot 1868, kan De Barkentijn in Nieuwpoort gerust een monument worden genoemd, waar verhalen ontstonden die generaties overbruggen. Ooit gebouwd als majestueuze villa van een vermogende magnaat heeft De Barkentijn een lange weg afgelegd om te verworden tot het jeugdverblijfcentrum dat het vandaag is. “Al brengen nieuwe tijden ook nieuwe uitdagingen met zich mee”, zo vertelt Nicolas Vermote, directeur van De Barkentijn. Om die uitdagingen op vlak van medewerkersbeheer en administratie te overbruggen werd een tijdje terug besloten om met bookU in zee te gaan. 

Administratief woelige wateren vergen een koerswijziging

Als directeur van De Barkentijn staat Nicolas Vermote sinds 2019 voor de belangrijke taak om het erfgoedaspect te respecteren en tegelijkertijd de administratie te moderniseren. "In de huidige tijdgeest zorgden toenemende administratieve taken die gepaard gaan met het inzetten van (tijdelijke) medewerkers steeds nadrukkelijker voor een uitdaging," zegt Nicolas. “Zo gebeurde het wel eens dat we contracten vergaten op te stellen of Dimona-aangiftes niet tijdig doorgaven, met alle gevolgen vandien. Ook verliep de communicatie met onze jobstudenten soms wat stroever", benadrukt Nicolas. “Voor De Barkentijn zelf, maar net zo goed voor BarCour, onze pop-up zomerbar zijn we echter allerminst gebaat bij last-minute onbeschikbaarheden.”

Er was met andere woorden nood aan een oplossing om administratieve taken te vereenvoudigen en de communicatie met medewerkers te verbeteren. Enter bookU! 

Minder vergetelheden, betere communicatie via bookU

“Met de intuïtieve interface en uitgebreide functionaliteiten leek bookU ons van bij de eerste intake precies te kunnen bieden wat we nodig hadden”, blikt Vermote terug. “Ik ben vooral onder de indruk van de mogelijkheid om automatisch contracten op te stellen en Dimona-aangiftes te genereren, waardoor menselijke fouten of vergetelheden buitenspel kunnen worden gezet en tijd kan worden bespaard.”

"Daarnaast biedt de staff app van bookU een naadloze manier om te communiceren met ons personeel, vooral met de jongere generatie die gewend is aan digitale tools”, voegt Nicolas toe. “ Jobstudenten kunnen via dezelfde staff app hun beschikbaarheden aangeven, waardoor het bevestigen van shifts en het opstellen van de planning kinderspel wordt."  

Essentieel onderdeel van de dagdagelijkse werking

De overstap naar bookU betekende een keerpunt voor De Barkentijn. Dankzij de betrouwbaarheid en het gebruiksgemak van het platform heeft het jeugdverblijfcentrum z’n administratie weten te stroomlijnen, zonder de focus op gastvrijheid en service in het gedrang te brengen. “In amper 2 jaar is bookU een essentieel onderdeel geworden van onze dagelijkse werking van ons jeugdverblijfcentrum. De tool die zéér stabiel draait, heeft ons niet alleen tijd bespaard, maar ook gemoedsrust geboden. We zijn klaar voor de volgende honderd jaar!" besluit de tevreden directeur. 

Wil je ook opstarten met bookU? 

Boek je online demo!