Franchisé Albert Heijn ravi de bookU dans SuperMAG (Buurtsuper.be)

La jonglerie avec les horaires de travail, la confusion lorsque les heures de travail ne sont pas correctement enregistrées et les processus laborieux lors de l'établissement des contrats. Avec pas moins de cinq magasins franchisés Albert Heijn sous leur responsabilité, le responsable des ressources humaines, Leonard Despriet, et l'officier des ressources humaines, Caroline Sergant, de Fraeyman Retail peuvent en parler. "Mais cela fait partie du passé pour nous, car depuis que nous utilisons l'outil bookU, notre administration du personnel se déroule beaucoup plus efficacement.

Leonard et Caroline ont rejoint l'aventure bookU en juin 2023. Une étape nécessaire, étant donné la demande croissante d'un système efficace, simple et économique. "BookU correspondait parfaitement à ce profil : un outil logiciel clair regroupant pratiquement toutes les fonctionnalités et entièrement adaptable à nos besoins spécifiques", expliquent Leonard et Caroline avec satisfaction.

Des possibilités d'intégration intéressantes

"Notre ancien système était obsolète", explique Leonard lorsqu'on lui demande le début de la collaboration avec bookU. "Lors de notre recherche de systèmes de gestion du temps alternatifs, NOWJOBS, notre partenaire de travail intérimaire, nous a recommandé bookU. C'est là que leur nom est tombé pour la première fois. Nous avons ensuite contacté bookU et peu de temps après, ils sont venus nous rendre visite pour se présenter."

Après une première rencontre et une démonstration, il était clair pour Leonard que cette solution tout-en-un était exactement ce qu'ils cherchaient. Caroline était également immédiatement enthousiaste. "Enfin, un outil de planification où nous n'avons plus besoin d'entrer chaque employé individuellement !"

En tant qu'officier des ressources humaines, Caroline s'occupe, entre autres, du traitement des salaires des cinq filiales en gestion indépendante. Ce n'est pas simple du tout, avec un effectif aussi important. "Nous travaillons souvent avec des travailleurs flexibles et des étudiants. Une enregistrement et un traitement des performances sans heurts sont absolument indispensables. Via bookU, nous avons un lien direct avec notre partenaire intérimaire et le secrétariat social. Nous n'avons donc plus besoin de passer d'un portail à l'autre : bookU intègre tout dans une vue d'ensemble claire. Cela représente un gain de temps considérable."

Service client de qualité

Selon Leonard et Caroline, bookU coche toutes les cases avec facilité. Convivialité ? Absolument. Un bon rapport qualité-prix ? Certainement. "Mais ce qui a été décisif pour nous de collaborer avec bookU, outre la convivialité et l'excellent rapport qualité-prix, c'est leur accessibilité et leur engagement. Nous avons un gestionnaire de dossier attitré, que nous pouvons toujours contacter pour des questions générales. Nous communiquons régulièrement par e-mail. En plus, nous avons une réunion régulière tous les trois mois via Teams. Lors de ces réunions en ligne, il y a toujours place pour les commentaires ou les suggestions de notre part. Et ils écoutent vraiment !" dit Caroline avec satisfaction.

"Ce qui a été décisif pour nous de collaborer avec bookU, outre la convivialité et l'excellent rapport qualité-prix, c'est leur accessibilité et leur engagement. Nous avons un gestionnaire de dossier attitré et un contact informatique fixe, à qui nous pouvons toujours nous adresser, même après les heures de bureau."

"Pour des problèmes techniques urgents, nous pouvons nous tourner vers notre contact informatique", ajoute Leonard. "Entendre toujours la même voix familière au bout du fil est rassurant et inspire confiance. Même en dehors des heures de bureau - à sept heures du soir, par exemple - il y a toujours un employé de bookU disponible pour répondre à nos questions. Nous sommes aidés en moins de quinze minutes."

Planification dans la poche (littéralement)

Les avantages que les succursales Albert Heijn de Rumbeke, Roeselare, Waregem, Oudenaarde et Ronse retirent de l'utilisation de l'outil bookU vont bien au-delà de l'économie de temps et de la réduction des erreurs au sein du service des ressources humaines. Les employés bénéficient également de l'outil bookU. "Via l'application, ils peuvent suivre leurs performances ou consulter leur horaire de travail à tout moment et en tout lieu, ce qui rend tout beaucoup plus transparent", explique Leonard. "Tout le monde s'y retrouve rapidement. Vous n'avez donc absolument pas besoin d'être un professionnel de l'informatique."

Simple ou non, bookU ne laisse pas les nouveaux utilisateurs - et les anciens - dans l'embarras. "Nous avons suivi une courte formation où tout nous a été expliqué de manière claire et détaillée", explique Caroline. "Ensuite, il y a eu une phase de test. Pendant tout ce processus, bookU est resté en coulisses, prêt à intervenir si nécessaire. Tout s'est déroulé très facilement. L'intégration de nos partenaires et du secrétariat social s'est également déroulée sans accroc. Une collaboration avec un avenir !"

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