Carrefour Market Mechelen élimine les inefficacités administratives, via bookU

Depuis plus d'un demi-siècle, le nom « Willaert » est synonyme d'expertise en matière de supermarchés dans la région de Malines. En 1969, avant même l'apparition des grandes chaînes de supermarchés, Dirk Willaert, originaire de West-Fleming, a décidé d'ouvrir un supermarché de quartier à cet endroit, en tant que franchisé Unic. 55 ans plus tard, l'emplacement est toujours le même, mais l'extérieur a évidemment beaucoup changé. La fille Vicky Willaert a repris les rênes avec son mari Bernd Bastens, le magasin a été entièrement rénové il y a quelque temps et la partie administrative avait elle aussi besoin d'une mise à jour. C'est ainsi qu'est né bookU !

Les fondements d'une envie d'entreprendre

Bien qu'il soit né et ait grandi à Kortemark, en Flandre occidentale, un coup du sort (et une petite faim) a conduit Dirk Willaert à ouvrir un supermarché en 1969 dans la rue Eikestraat, à Malines-Nord. « À la fin des années 1950, mon oncle avait ouvert un magasin Unic où je donnais régulièrement un coup de main. Et j'aimais ça", confiait Dirk au Nieuwsblad en 2021. Lors d'une brève escale, à la suite d'une fringale, le boulanger local a annoncé au trentenaire entreprenant qu'un grand magasin allait s'installer dans l'Eikestraat. En fait, la passion pour les supermarchés s'est révélée héréditaire, puisque la fille Vicky a rejoint l'entreprise en 2001.

Les temps changent, même dans le commerce de détail

Aujourd'hui, près d'un quart de siècle plus tard, c'est elle et son mari Bernd Bastens qui montrent la voie. Avec respect pour le passé, mais aussi avec ambition pour l'avenir. Cette ambition s'est manifestée, entre autres, par un récent rafraîchissement du magasin lui-même, mais aussi par la recherche d'une meilleure gestion administrative.

« La façon dont mon père gérait le magasin à l'époque n'est guère comparable à celle d'aujourd'hui, si ce n'est l'importance du contact personnel », explique Vicky sans ambages. « Cela n'a rien d'étonnant : la numérisation s'est répandue à une vitesse fulgurante parmi les fournisseurs, les employés et les clients, et la législation du travail concernant les régimes de travail et les statuts est également loin d'être la même qu'il y a, disons, 30 ans. Si l'on ajoute à cela l'augmentation des effectifs, on se rend vite compte qu'il n'est plus réaliste de tout gérer avec des feuilles Excel, et encore moins avec du papier et un crayon ».

L'ascension de la montagne de papier le vendredi

Pour Vicky, jusqu'à récemment, le vendredi était entièrement consacré à des tâches administratives. « Le matin, j'établissais invariablement les emplois du temps de la semaine suivante, avant de consacrer 2 à 3 heures l'après-midi à l'établissement d'une moyenne d'environ 70 contrats d'employés flexibles et d'étudiants travailleurs », explique la gestionnaire de cas. « Après avoir transféré ces données chaque semaine à Liantis, notre secrétariat social, ils devaient à leur tour travailler avec ces données. C'est plutôt inefficace, si vous voulez mon avis... »

Simplification administrative, via bookU

Dans sa quête d'allégement administratif, la chef d'entreprise a donc décidé de sonder le secrétariat social à la recherche d'outils susceptibles de simplifier les choses. « Par l'intermédiaire de Liantis, j'ai été orientée vers deux sites », raconte Vicky. « L'un d'entre eux s'est avéré être BookU, où nous sommes entrés en contact avec Nele, Customer Success Specialist. Dès le début, le contact a été très cordial, et l'utilisation de l'outil lui-même, y compris par le biais du lien avec Liantis, a également fait ses preuves. L'outil n'avait pas seulement l'air très facile, il l'était !

Depuis qu'ils utilisent bookU comme outil de gestion du personnel, les employés du Carrefour Market de Malines peuvent pointer via la pointeuse numérique. « Les contrats de mes travailleurs flexibles sont également générés automatiquement depuis lors, tout comme les Dimona. Et s'il faut ensuite adapter les Dimona parce qu'ils ont travaillé plus ou moins longtemps que prévu, bookU le fait automatiquement sur la base des heures pointées", se réjouit Vicky. « En passant à bookU, je gagne déjà au moins 3 heures chaque vendredi.

Vicky Willaert (Carrefour Market Mechelen) : 

« En faisant le pas vers bookU, 

je gagne déjà au moins 3 heures de temps chaque vendredi. »

De Light à Full

Aujourd'hui, Carrefour Market Mechelen utilise la version allégée de bookU. « Mais récemment, j'ai décidé de passer à la version complète de bookU », explique Vicky. « Cela nous permet d'identifier les employés permanents et les travailleurs flexibles, de créer des plannings sur la base de leurs horaires de travail et d'automatiser le traitement des performances pour tous les employés. De cette manière, je pourrai bientôt aussi me débarrasser des listes d'heures et des plannings Excel qui sont parfois source de confusion ».

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