Des cauchemars administratifs à une gestion optimale : la réussite de Take Five Espressobars avec bookU et Acerta

Envie d'un bon café, d'un petit-déjeuner revigorant ou d'un déjeuner frais ? Vous trouverez tout cela dans les espressobars Take Five, nichés au cœur de Gand. Avec son équipe de 50 personnes, Alexis Ywaska assure qualité et ambiance dans une oasis de calme et de convivialité jazzy, avec un coup de pouce de bookU et d'Acerta.

Dépasser les cauchemars administratifs

Client d'Acerta depuis 7 ans pour Take Five, Alexis a découvert bookU il y a un peu plus d'un an. À l'époque, il gérait l'emploi du temps de ses 50 employés via Excel et communiquait individuellement avec chacun par e-mail.

“Pour maintenir mes bars à espresso ouverts 7 jours sur 7, j'ai une équipe de 42 employés flexibles et 8 permanents, soit un total de 50 employés," explique Alexis. "En semaine, il y a 5 employés par emplacement, tandis que le week-end, il y en a 7.”

_{Alexis Ywaska, Take Five Espresso:}

"Je vivais littéralement un cauchemar avec les formalités administratives. Pour chaque emploi, je devais intervenir, et j'avais peur d'être pris au piège de cette routine pour le restant de mes jours."

"J'avais littéralement des cauchemars à propos des Dimona. Pour chaque emploi, je devais prendre des mesures et je craignais d'être coincé avec cela pour le reste de ma vie", raconte Alexis.

Planification simplifiée grâce à un outil unique

"Le principal objectif de bookU, gérer entièrement la planification à partir d'un outil logiciel pratique, est évidemment un grand avantage dans mon travail. Mon processus de planification est désormais entièrement automatisé. Les employés indiquent leurs disponibilités et absences, je finalise le planning, et l'outil communique avec les employés. Très pratique, surtout dans notre secteur où les changements de planning à court terme sont fréquents. Cela me fait gagner du temps et est également pratique pour mes employés."

Intégration entre bookU et Acerta Connect

"La liaison entre bookU et Acerta Connect, l'outil de paie d'Acerta, est également très utile. Les données personnelles des employés temporaires saisies dans bookU sont automatiquement transférées à Acerta Connect. Cela économise beaucoup de temps et évite les erreurs, notamment à des moments critiques de l'année comme la fin de l'année scolaire lorsque de nombreux nouveaux étudiants, intérimaires et flexis rejoignent le pool."

Démarrage facile avec bookU

Alexis trouve que l'automatisation de l'administration du personnel demande une bonne préparation et une période d'adaptation, mais cela s'est très bien passé avec bookU.

"Nous avons d'abord fait des tests pour que je puisse utiliser le nouveau système en toute tranquillité. J'ai également reçu une formation et l'équipe de bookU est toujours prête à fournir un soutien."

1 plus 1 égale plus que 2

Pour Alexis, il est rapidement devenu évident que l'outil apportait une réelle valeur ajoutée à ses établissements horeca : économie de temps, moins d'erreurs et plus de sérénité.

"Un an après le lancement, je peux dire clairement que c'était une bonne décision. Je ne voudrais plus revenir à la planification manuelle."

"Un an après le lancement, je peux dire clairement que c'était une bonne décision. Je ne voudrais plus revenir à la planification manuelle. La collaboration entre bookU et Acerta rend également la planification, le calcul des salaires et l'administration encore plus faciles."

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