Le Carrefour Market de Malines élimine les inefficacités administratives grâce à bookU

Tout a commencé par une envie... d'entreprendre

Bien qu'il soit né et ait grandi à Kortemark, en Flandre occidentale, un coup du sort (et une petite faim) a conduit Dirk Willaert en 1969 à ouvrir un supermarché dans la rue Eikestraat, à Malines-Nord. « À la fin des années 1950, mon oncle avait ouvert un magasin Unic où je donnais régulièrement un coup de main. Et j'aimais ça », confiait Dirk au Nieuwsblad en 2021. Pris d'une fringale, il fit un jour un arrêt chez le boulanger local, lequel annonça au trentenaire entreprenant qu'un grand magasin allait s'installer dans l'Eikestraat. Au final, la passion de Dirk pour les supermarchés s'est révélée héréditaire, puisque sa fille Vicky a rejoint l'entreprise en 2001.

Les temps changent, même dans le commerce de détail

Aujourd'hui, près d'un quart de siècle plus tard, c'est elle et son mari Bernd Bastens qui sont aux commandes. Avec respect pour le passé, mais aussi avec ambition pour l'avenir. Cette ambition s'est traduite, entre autres, par un récent rafraîchissement du magasin lui-même, mais aussi par la recherche d'un moyen d'améliorer la gestion administrative.

« La façon dont mon père gérait le magasin à l'époque n'est guère comparable à la manière de faire d'aujourd'hui, sauf en ce qui concerne l'importance du contact personnel », explique Vicky sans ambages. « Cela n'a rien d'étonnant : la numérisation s'est répandue à une vitesse fulgurante parmi les fournisseurs, les collaborateurs et les clients, et la législation du travail concernant les régimes et les statuts n'est plus la même qu'il y a, disons, 30 ans. Si l'on ajoute à cela l'augmentation des effectifs, on se rend vite compte qu'il n'est plus réaliste de tout gérer avec des feuilles Excel, et encore moins avec du papier et un crayon. »

L'ascension de la montagne de papier le vendredi

Pour Vicky, jusqu'à il y a peu, le vendredi était entièrement consacré aux tâches administratives. « Le matin, j'établissais invariablement les emplois du temps de la semaine suivante, avant de consacrer 2 à 3 heures l'après-midi à la préparation d'environ 70 contrats en moyenne pour les travailleurs flexibles et les étudiants », explique la gérante. « Chaque semaine, je transmettais ces données à Liantis, notre secrétariat social, qui devait à son tour traiter ces données. Une méthode de travail assez peu efficace, si vous voulez mon avis... »

« Depuis que je suis passée à bookU,
je gagne au moins 3 heures chaque vendredi. »

Simplification administrative via bookU

Dans sa quête d'allégement administratif, la chef d'entreprise a donc décidé de sonder le secrétariat social à la recherche d'outils susceptibles de simplifier les choses. « Liantis m'a redirigée vers deux entreprises », raconte Vicky. « L'une d'entre elles s'est avérée être bookU, où nous sommes entrés en contact avec Nele, Customer Success Specialist. Dès le début, le contact a été très cordial et l'utilisation de l'outil lui-même, notamment grâce à la liaison avec Liantis, a également su nous convaincre : l'outil n'avait pas seulement l'air très convivial, il l'était ! »

Depuis l'adoption de bookU comme outil de gestion du personnel, les employés du Carrefour Market de Malines peuvent utiliser la pointeuse numérique. « Les contrats de mes collaborateurs flexibles sont depuis lors également générés automatiquement, tout comme les déclarations Dimona. Si ces dernières doivent tout de même être modifiées parce qu'un travailleur a presté plus ou moins d'heures que prévu, bookU les adapte automatiquement en fonction des pointages », se réjouit Vicky. « Depuis que je suis passée à bookU, je gagne déjà au moins 3 heures chaque vendredi. »

De Light à Full

Le Carrefour Market de Malines utilise actuellement la version Light de bookU. « Mais j'ai récemment décidé de passer à la version Full », explique Vicky. « Nous pourrons ainsi faire pointer les collaborateurs permanents en plus des travailleurs flexibles, créer des plannings sur la base de leurs horaires de travail et automatiser le traitement des prestations pour tous les employés. De cette manière, je pourrai bientôt aussi me débarrasser des horaires et des plannings Excel qui sont parfois source de confusion. »

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