Des cauchemars administratifs à une gestion optimale : la réussite de Take Five Espressobar avec bookU et Acerta

Dépasser les cauchemars administratifs

Client du secrétariat social Acerta depuis 7 ans pour Take Five, Alexis a découvert bookU il y a un peu plus d'un an. À l'époque, il gérait l'emploi du temps de ses 50 collaborateurs dans Excel et communiquait individuellement avec chacun par e-mail.

« Pour maintenir mes bars à expresso ouverts 7 jours sur 7, j'ai une équipe de 42 travailleurs flexibles et 8 permanents, soit un total de 50 employés », explique Alexis. « En semaine, il y a 5 collaborateurs par bar, tandis que le week-end, il y en a 7. »

_{Alexis Ywaska, gérant de Take Five Espressobar :}

« Je faisais littéralement des cauchemars des déclarations Dimona. À chaque embauche, j'avais certaines démarches à effectuer et je craignais d'y être contraint pour le restant de ma vie. »

« Je faisais littéralement des cauchemars des déclarations Dimona », nous confie Alexis. « À chaque embauche, j'avais certaines démarches à effectuer et je craignais d'y être contraint pour le restant de ma vie. C'est à mes yeux le plus grand avantage de travailler avec bookU et Acerta : les déclarations se font désormais automatiquement. Je n'ai plus qu'à les vérifier une fois par semaine, c'est tout. C'est génial ! »

Planification complète grâce à un outil unique

« Le principal objectif de bookU, à savoir gérer entièrement la planification à partir d'un outil logiciel pratique, est évidemment aussi un grand avantage dans mon travail. Mon processus de planification est désormais entièrement automatisé. Les travailleurs indiquent leurs disponibilités et absences, je finalise le planning et l'outil communique avec les collaborateurs. Très pratique, surtout dans notre secteur où les changements de planning à court terme sont fréquents. Cela me fait gagner du temps et c'est également pratique pour mes collaborateurs.

Je trouve désormais aussi rapidement une solution aux postes vacants : j'invite des travailleurs, ils indiquent s'ils sont disponibles, j'ajoute la bonne personne au planning et le système s'occupe du reste. »

Liaison entre bookU et Acerta Connect

La liaison entre bookU et Acerta Connect, l'outil de payroll d'Acerta, est également très utile. Les données personnelles des travailleurs temporaires saisies dans bookU sont automatiquement transférées à Acerta Connect.

Alexis : « Cela représente un gain de temps énorme et ça évite les erreurs, notamment à des périodes critiques de l'année comme la fin de l'année scolaire, lorsque de nombreux nouveaux étudiants, intérimaires et flexi-jobistes rejoignent le pool. Confirmer les prestations des travailleurs est aussi très simple, et pour les collaborateurs permanents, je ne dois plus indiquer dans Acerta Connect que les jours de maladie et de congé, c'est tout. Si j'ai des questions, je préfère appeler Acerta qu'envoyer un e-mail. Ça se passe toujours très bien avec Laurien, ma personne de contact attitrée : je reçois toujours une réponse concrète à mes questions par téléphone. »

Démarrage facile avec bookU

Alexis trouve que l'automatisation de l'administration du personnel demande une bonne préparation et une période d'adaptation. « Mais cela s'est très bien passé avec bookU. Nous avons d'abord fait des tests pour que je puisse utiliser le nouveau système l'esprit serein. J'ai également reçu une formation et l'équipe de bookU est toujours prête à vous apporter son aide. »

1 + 1 = plus que 2

Pour Alexis, il est rapidement devenu évident que l'outil apportait une réelle valeur ajoutée à ses établissements horeca : gain de temps, moins d'erreurs et plus de sérénité.

« Un an après le lancement, je peux dire clairement que c'était une bonne décision. Je ne voudrais plus revenir à la planification manuelle. »

Alexis : « Ça vaut pour moi en tant qu'employeur, mais aussi pour mes collaborateurs. Un an après le lancement, je peux dire clairement que c'était une bonne décision. Je ne voudrais plus revenir à la planification manuelle. La collaboration entre bookU et Acerta rend également la planification, le calcul des salaires et l'administration encore plus faciles. »

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