Un franchisé Albert Heijn ravi de bookU dans SuperMAG (Buurtsuper.be)

Leonard et Caroline sont passés à bookU en juin 2023. Une étape nécessaire, étant donné le besoin croissant d'un système efficace et simple permettant de gagner du temps. « bookU répondait parfaitement à ces critères : c'est un outil logiciel clair regroupant de manière pratique toutes sortes de fonctionnalités et entièrement adaptable à nos besoins spécifiques », expliquent Leonard et Caroline avec satisfaction.

Des possibilités d'intégration intéressantes

« Notre ancien système était obsolète », explique Leonard lorsqu'on lui demande de nous parler des débuts de la collaboration avec bookU.

« Alors qu'on cherchait un autre système de gestion du temps, NOWJOBS, notre partenaire d'intérim, nous a recommandé bookU. C'est ainsi qu'on l'a découvert. Nous avons ensuite contacté bookU et peu de temps après, une équipe est venue nous rendre visite pour nous présenter le produit. »

Après une première rencontre et une démonstration, il était clair pour Leonard que cette solution tout en un était exactement ce qu'ils cherchaient. Caroline a elle aussi été immédiatement convaincue : « Enfin un outil de planification où nous n'avons plus besoin d'entrer chaque travailleur individuellement ! »

En tant que HR Officer, Caroline s'occupe, entre autres, du traitement des salaires des cinq succursales en gestion indépendante. Une tâche qui est loin d'être simple avec un effectif aussi important. « Nous travaillons souvent avec des flexi-jobistes et des étudiants. Un enregistrement et un traitement aisés des prestations s'avèrent dès lors indispensables. bookU nous offre une liaison directe avec notre partenaire d'intérim et notre secrétariat social. Nous ne devons donc plus passer d'un portail à l'autre : bookU les intègre tous dans un seul et même programme clair, avec un énorme gain de temps à la clé. »

Service clientèle de qualité

Selon Leonard et Caroline, bookU coche toutes les cases sans problème. Convivialité ? Absolument ! Un bon rapport qualité-prix ? Tout à fait. « Mais ce qui nous a convaincus de collaborer avec bookU, c'est l'accessibilité et l'engagement de l'équipe. Nous avons un gestionnaire de dossier attitré, que nous pouvons toujours contacter pour des questions générales. Nous communiquons régulièrement par e-mail. En plus, nous avons une réunion tous les trois mois via Teams. Lors de ces réunions en ligne, il y a toujours place pour les commentaires ou les suggestions de notre part. Et ils écoutent vraiment ! », raconte Caroline avec satisfaction.

« Outre la convivialité et l'excellent rapport qualité-prix, ce qui nous a convaincus de collaborer avec bookU, c'est l'accessibilité et l'engagement de l'équipe. Nous avons un gestionnaire de dossier et un contact informatique attitrés, à qui nous pouvons toujours nous adresser, même après les heures de bureau. »

« Pour les problèmes techniques urgents, nous pouvons nous tourner vers notre contact informatique », ajoute Leonard. « Entendre toujours la même voix familière au bout du fil est rassurant et inspire confiance. Même en dehors des heures de bureau − à 7 heures du soir, par exemple −, il y a toujours un collaborateur de bookU disponible pour répondre à nos questions. Nous sommes aidés en moins de 15 minutes. »

Le planning dans la poche (littéralement)

Les avantages que les succursales Albert Heijn de Rumbeke, Roulers, Waregem, Audenarde et Renaix retirent de l'utilisation de bookU vont bien au-delà du gain de temps et de la réduction des erreurs au sein du service des ressources humaines. Les collaborateurs bénéficient également de l'outil bookU. « Dans l'application, ils peuvent suivre leurs prestations ou consulter leur horaire de travail où et quand bon leur semble, avec à la clé une bien meilleure transparence », explique Leonard. « Tout le monde s'en sort rapidement. Vous n'avez donc absolument pas besoin d'être un professionnel de l'informatique. »

Simple ou non, bookU ne laisse pas les nouveaux utilisateurs − ni les anciens − livrés à eux-mêmes. « Nous avons suivi une courte formation où tout nous a été expliqué de manière claire et détaillée », explique Caroline. « Il y a ensuite eu une phase de test. Pendant tout ce processus, bookU est resté en observateur, prêt à intervenir si nécessaire. Tout s'est passé à merveille. L'intégration de nos partenaires et du secrétariat social s'est également déroulée sans accroc. Une collaboration qui a de l'avenir ! »

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