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Se connecterTandis que son existence remonte à 1868, De Barkentijn à Nieuport peut assurément être qualifiée de monument, là où des histoires se sont créées sur plusieurs générations. Construite à l'origine pour être la villa majestueuse d'un riche magnat, De Barkentijn a parcouru un long chemin avant de devenir la résidence jeunesse qu'elle est aujourd'hui. « Mais les temps nouveaux apportent aussi de nouveaux défis », déclare Nicolas Vermote, directeur de De Barkentijn. Pour relever ces défis en termes de gestion du personnel et d'administration, il a été décidé il y a quelque temps de collaborer avec bookU.
Les eaux agitées de l'administration imposent un changement de cap
Directeur de De Barkentijn depuis 2019, Nicolas Vermote est confronté à la tâche importante de respecter l'aspect patrimonial des lieux tout en en modernisant l'administration. « Dans le contexte actuel, l'augmentation des tâches administratives liées au recrutement de travailleurs (temporaires) représentait de plus en plus un défi », explique Nicolas. « Il nous arrivait par exemple d'oublier de rédiger des contrats ou de ne pas envoyer à temps les déclarations Dimona, avec toutes les conséquences que cela impliquait. De même, la communication avec nos étudiants jobistes était parfois un peu compliquée », souligne-t-il. « Cependant, pour De Barkentijn tout comme pour BarCour, notre bar d'été éphémère, les indisponibilités de dernière minute sont clairement un problème. »
Autrement dit, il fallait trouver une solution pour simplifier les tâches administratives et améliorer la communication avec les travailleurs. C'est là que bookU intervient !
Moins d'oublis et une meilleure communication grâce à bookU
« Avec son interface intuitive et ses fonctionnalités étendues, bookU a tout de suite semblé pouvoir nous offrir exactement ce dont nous avions besoin », poursuit Nicolas. « Je suis particulièrement impressionné par la possibilité qu'il offre de générer automatiquement des contrats et des déclarations Dimona, ce qui permet d'éliminer les erreurs humaines ou les oublis et de gagner du temps. »
« L'appli Staff de bookU nous permet en outre de communiquer très facilement avec notre personnel, en particulier avec la jeune génération qui est habituée aux outils numériques », ajoute Nicolas. « Les étudiants jobistes peuvent également l'utiliser pour transmettre leurs disponibilités, ce qui fait que confirmer des shifts et établir un planning devient un jeu d'enfant. »
Un élément essentiel des opérations quotidiennes
Le passage à bookU a marqué un tournant pour De Barkentijn. Grâce à la fiabilité et à la convivialité de la plateforme, la résidence jeunesse a pu rationaliser son administration sans compromettre l'importance qu'elle accorde à l'hospitalité et au service. « En à peine 2 ans, bookU est devenu un élément essentiel du fonctionnement quotidien de notre résidence. L'outil, qui fonctionne de manière très stable, nous a non seulement fait gagner du temps, mais nous a aussi apporté une sérénité certaine. Nous sommes prêts pour les cent prochaines années ! », conclut le directeur satisfait.
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