La solution administrative complète de bookU

bookU a vu le jour il y a environ sept ans. L'entreprise a rapidement dépassé le stade des balbutiements. Aujourd'hui, elle compte des clients de la côte à Genk. 

« À l'origine, bookU a été fondée dans une perspective axée sur l'horeca. J'ai moi-même de l'expérience dans le secteur et je ne connais que trop bien les défis administratifs », explique Dieter Vanthournout, fondateur de bookU. « Le commerce de détail rencontre les mêmes difficultés : composer des horaires de travail, établir des contrats, communiquer avec le secrétariat social... Cumulez toutes ces heures et vous perdez une journée entière chaque semaine. »

La solution ? Un outil de planification et de gestion du personnel qui centralise et automatise toutes ces tâches. 

« En collaboration avec Retail Partners Colruyt Group, nous avons développé des fonctionnalités spécifiques pour les supermarchés. Et le succès est au rendez-vous. Delhaize, Albert Heijn et Carrefour sont également enthousiastes. »

Gain de temps

Pourquoi l'outil de bookU est-il un véritable lifesaver ? 

« Il réduit au maximum votre charge administrative et permet une planification claire », explique Simon Sintobin, Commercial Manager. « Vous n'avez par exemple plus besoin de saisir manuellement les Dimona : le système les génère automatiquement. Un simple contrôle et clic... : les données sont directement transmises au secrétariat social ! » Pratique, n'est-ce pas ?

La gestion des intérimaires est également entièrement intégrée dans bookU. 

« Nous entretenons des partenariats avec, entre autres, Accent et NOWJOBS. Les flexi-jobistes et les étudiants s'y retrouvent facilement dans le système. Cette collaboration avec les secrétariats sociaux et les agences d'intérim nous donne un avantage sur la concurrence : une telle intégration est unique sur le marché. »

« Composer des horaires de travail, établir des contrats, communiquer avec le secrétariat social... Cumulez toutes ces heures et vous perdez une journée entière chaque semaine. » (Dieter Vanthournout - fondateur de bookU)

Réduire les erreurs d'enregistrement et donner une image moderne à votre entreprise ?

« C'est ce que vous faites avec notre application de pointeuse », ajoute Dieter. « Le système de badge obsolète et − encore plus compliquée − la feuille de calcul classique appartiennent au passé. Vous accrochez simplement une tablette au mur et chaque travailleur s'enregistre au moyen d'un code PIN personnel. En option, une photo peut être prise en guise de vérification supplémentaire. Le logiciel répertorie les heures d'arrivée et de départ en tant que prestations normales, heures de nuit ou heures supplémentaires. »

En plus de l'application de pointeuse, bookU a développé une application pour les travailleurs, leur permettant de consulter leurs horaires de travail, de communiquer et de demander des congés depuis leur smartphone.

Convivialité

La convivialité figure en tête de liste des priorités. Le système est clair et intuitif. 

« Nous n'abandonnons pas pour autant les utilisateurs à leur sort », déclare Simon. « Nous les aidons toujours à configurer l'environnement : établir des liens avec l'ONSS, définir les bons codes de prestation, apprendre à créer des modèles... Notre logiciel se compose de différents modules qui peuvent être activés ou désactivés. De cette manière, nous adaptons complètement l'environnement aux préférences et aux besoins de chaque client. Cela se fait d'ailleurs très rapidement : notre temps de traitement est d'une à deux semaines. »

Même après la configuration, bookU veille au grain. 

« Nous proposons des formations et des sessions de révision. Notre ligne d'assistance est toujours joignable pour les questions et les préoccupations. De plus, nous mettons fortement l'accent sur le suivi : le premier mois, nous appelons chaque client spontanément pour savoir comment s'est déroulé le premier traitement des prestations. Nous pouvons ainsi immédiatement rectifier le tir si nécessaire. »

Et demain ?

L'entreprise ne manque pas d'ambitions. 

« Nous sommes en pleine croissance », se réjouit Dieter. « À la fois sur le plan géographique et en termes de partenariats. Outre Acerta et Liantis, nous pourrons bientôt ajouter Partena et Randstad à notre liste. »

Le fil rouge de l'histoire de bookU d'aujourd'hui et de demain ? Un grand cœur et une oreille attentive aux besoins administratifs du secteur de la vente au détail.

Entendre le mot 'collaborateurs' évoque immanquablement l'administration. Et penser à l'administration, c'est imaginer une montagne de travail. Des heures précieuses que vous ne pouvez pas investir dans votre entreprise ou auprès de vos clients. BookU vient à la rescousse : l'outil logiciel pratique de l'entreprise flamande simplifie les tâches administratives en un clin d'œil.

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