De administratieve totaaloplossing van bookU in SuperMAG (Buurtsuper.be)

Wie het woord 'medewerkers' hoort, denkt aan administratie. En wie aan administratie denkt, beeldt zich bergen werk in. Kostbare uren die je niet kan investeren in je bedrijf of je klant. BookU komt to the rescue: de handige softwaretool van de West-Vlaamse onderneming klaart administratieve klusjes in een handomdraai. 

Zo'n zeven jaar geleden zag bookU het levenslicht. Al snel ontgroeide het bedrijf de kinderschoenen. Vandaag heeft het een klantenbestand dat zich uitstrekt van de kust tot Genk. 

"Oorspronkelijk werd bookU opgericht uit een horecagerichte invalshoek. Ik heb zelf ervaring in de sector en ken de administratieve uitdagingen maar al te goed", vertelt Dieter Vanthournout, oprichter van bookU. "De retail ondervindt dezelfde moeilijkheden: werkroosters ineen puzzelen, contracten opstellen, communiceren met het sociaal secretariaat ... Tel al die uren op, en je hebt een volledige dag per week die aan je neus voorbijgaat."

De oplossing? Een tool voor personeelsplanning en -beheer die al dat geregel centraliseert én automatiseert. 

"We ontwikkelden samen met Colruyt Retail Partners specifieke functionaliteiten voor supermarkten. En die slaan aan. Ook bij Delhaize, Albert Heijn en Carrefour zijn ze enthousiast."

Tijdswinst

Waarom de tool van bookU een lifesaver is? 

"Hij minimaliseert je administratielast en maakt plannen overzichtelijk", legt commercieel manager Simon Sintobin uit. "Dimona's hoef je bijvoorbeeld niet langer manueel in te voeren: het systeem genereert ze vanzelf. Even een check uitvoeren en klik ... de gegevens komen rechtstreeks bij het sociaal secretariaat terecht!" Praktisch!

Ook het interimgebeuren is volledig geïntegreerd in bookU. 

"We onderhouden partnerschappen met onder andere Accent en NOWJOBS. Flexi-jobbers en jobstudenten stappen makkelijk mee in het systeem. Die samenwerking met sociale secretariaten en uitzendbureaus geeft ons een streepje voor ten opzichte van concurrenten: zo'n integratie is uniek op de markt."

"Werkroosters ineen puzzelen, contracten opstellen, communiceren met het sociaal secretariaat ... Tel al die uren op, en je hebt een volledige dag per week die aan je neus voorbijgaat." (Dieter Vanthournout - oprichter bookU)

Registratiefouten beperken én je onderneming een moderne uitstraling geven?

"Dat doe je met onze prikklok-app", vult Dieter aan. "Het ouderwetse badgesysteem en - nog omslachtiger - de klassieke spreadsheet zijn verleden tijd. Je hangt gewoon een tablet aan de muur en elke werknemer meldt zich aan via een persoonlijke pincode. Optioneel kan er als extra verificatie een foto genomen worden. De software labelt de in- en uitkloktijden als normale prestaties, nacht- of overuren."

Naast de prikklok-app ontwikkelde bookU een werknemersapplicatie, waarmee je werkroosters bekijkt, communiceert en verlof aanvraagt vanuit je eigen broekzak.

Gebruiksvriendelijk

Gebruiksvriendelijkheid staat hoog op het prioriteitenlijstje. Het systeem is overzichtelijk en wijst zichzelf uit. 

"Toch laten we gebruikers niet aan hun lot over", zegt Simon. "Sowieso helpen we bij de opzet van de omgeving: linken leggen met RSZ, de juiste prestatiecodes instellen, aanleren hoe je sjablonen maakt ... Onze software bestaat uit verschillende modules die in- of uitgeschakeld kunnen worden. Op die manier passen we de omgeving volledig aan naar de smaak en noden van elke klant. Dat gaat trouwens bijzonder snel: onze doorlooptijd is één tot twee weken."

Ook na het configuratiemoment houdt bookU trouw een oogje in het zeil. 

"We bieden opleidingen en opfrismomenten aan. Onze supportlijn staat altijd open voor vragen en bezorgdheden. Daarnaast zetten we sterk in op opvolging: de eerste maand bellen we elke klant spontaan op om te horen hoe de eerste prestatieverwerking is verlopen. Zo kunnen we onmiddellijk bijsturen indien nodig."

En morgen?

Het bedrijf bruist van ambitie. 

"We zijn in volle groei", zegt Dieter tevreden. "Zowel geografisch als op vlak van partnerschappen. Naast Acerta en Liantis mogen we bijvoorbeeld binnenkort Partena en Randstad aan ons lijstje toevoegen."

De rode draad in het bookU-verhaal van vandaag en morgen? Een groot hart en luisterend oor voor de administratieve noden van de retail.

Lees het hele magazine!