bookU | Que sont les Dimona et comment les automatiser ?

Vous faites des cauchemars à cause des déclarations Dimona ? Parce que vous ne savez pas vraiment comment les remplir correctement ou simplement parce que vous ignorez par où commencer ? Et est-ce obligatoire ? Notre partenaire juridique Acerta fait le point pour vous.

Qu'est-ce qu'une Dimona ?

Une Dimona est un message électronique obligatoire par lequel l'employeur informe l'Office national de sécurité sociale (ONSS) de l'entrée en service ou de la cessation d'activité d'un collaborateur. Cela s'applique à tous les types de travailleurs, tels que les collaborateurs permanents, les flexi-jobistes, les étudiants et les effectifs temporaires.

Quand dois-je introduire une déclaration Dimona ?

Chaque fois qu'un travailleur entre en fonction ou quitte son emploi, vous devez introduire une déclaration Dimona via le portail en ligne de l'ONSS. Cette déclaration doit toujours être introduite avant le début de l'entrée en service. En cas de modifications (par exemple, une annulation ou un changement de poste), la même règle s'applique : la modification doit être effectuée avant le début de la journée de travail. Pour une personne qui quitte son emploi, vous devez le faire au plus tard le premier jour ouvrable qui suit son dernier jour de travail.

Qu'en est-il des flexi-jobistes, des étudiants et des travailleurs intérimaires ?

Vous travaillez avec des flexi-jobistes, des étudiants, des travailleurs occasionnels ou des travailleurs saisonniers sous contrat journalier ? Dans ce cas, vous devez remplir une déclaration Dimona pour chaque jour de travail. Un travailleur ne se présente pas inopinément ? Vous pouvez alors annuler la Dimona le jour même, idéalement avant le début de la journée de travail.

Vous travaillez avec des intérimaires ? Dans ce cas, c'est l'agence d'intérim qui se charge de la déclaration Dimona. Attention toutefois ! L'externalisation de l'administration entraîne un coût supplémentaire important. Il s'agit souvent d'une marge sur le salaire brut, en moyenne de 15 à 30 %.

En tant qu'employeur, puis-je introduire moi-même une déclaration Dimona ?

Oui, vous pouvez le faire via le site web de l'ONSS. Vous pouvez également déléguer la tâche à un secrétariat social ou à une agence d'intérim, moyennant toutefois un coût administratif supplémentaire.

Que se passe-t-il si j'introduis une déclaration Dimona en retard, voire pas du tout ?

Le fait de ne pas introduire une Dimona ou de l'introduire tardivement peut entraîner une amende ou une action en justice. L'ONSS peut également exiger une cotisation de solidarité pouvant s'élever à des milliers d'euros. En outre, vous perdez le droit à des cotisations avantageuses pour les étudiants, les flexi-jobistes ou les travailleurs supplémentaires si vous n'introduisez pas la Dimona à temps. Alors un conseil : respectez les délais !

Comment automatiser les Dimona ?

Un outil de gestion du personnel tel que bookU vous permet d'automatiser entièrement vos déclarations Dimona, et ce, dans le respect des règles légales. Ainsi, vous ne devrez plus jamais les introduire manuellement et vous serez débarrassé des Dimona oubliées ou en retard : dites adieu aux amendes ! Un autre avantage ? Cette méthode vous reviendra beaucoup moins cher que de confier la tâche à une agence d'intérim ou à un secrétariat social, vu que vous gérez désormais vous-même vos déclarations Dimona.

Comment fonctionnent les Dimona via bookU ?

Vous utilisez le module de planification de bookU : les Dimona sont alors préparées pour vos étudiants et vos flexi-jobistes sur la base de votre planification du personnel. Vous pouvez les envoyer à l'ONSS en une seule fois, de quoi avoir la certitude de les introduire à temps.

Que se passe-t-il si le planning change ? Si un étudiant doit travailler plus longtemps ou arrête plus tôt, la Dimona sera automatiquement adaptée en fonction des heures de travail enregistrées par la pointeuse bookU. Si les heures enregistrées pour le collaborateur diffèrent du planning, bookU enverra automatiquement une mise à jour à l'ONSS.
Vous n'utilisez pas le module de planification : pas de problème ! La pointeuse numérique identifie chaque type de collaborateur grâce à son statut. À ce moment-là, la Dimona est automatiquement envoyée à l'ONSS pour les étudiants, les flexi-jobistes et les autres statuts temporaires.

Les avantages des Dimona automatiques en un coup d'œil :

Gain de temps : tirez un trait sur l'administration manuelle.
Moins d'erreurs : vous êtes toujours en ordre et les amendes appartiennent au passé.
Moins cher : vous travaillez avec une agence d'intérim pour vous débarrasser de l'administration liée aux étudiants et aux flexi-jobistes ? Dans ce cas, un outil de gestion du personnel comme bookU est une alternative moins coûteuse.
Tranquillité d'esprit et vue d'ensemble : vous avez la certitude que tout est réglé automatiquement et correctement, sans stress.

Vous voulez en finir avec les Dimona en retard ou oubliées ?

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