Qu'est-ce qu'un Dimona et comment automatiser les Dimonas ?

Qu'est-ce qu'une Dimona ?

Une Dimona est un message électronique obligatoire par lequel l'employeur informe l'Office national de sécurité sociale (ONSS) de l'entrée en service ou de la cessation d'activité d'un employé. Cela s'applique à tous les types d'employés, tels que les employés permanents, les flexi-jobbers, les étudiants et les travailleurs temporaires.

Quand dois-je faire une déclaration Dimona ?  

Chaque fois qu'un travailleur commence ou quitte son emploi, vous devez introduire une déclaration Dimona via le portail en ligne de l'ONSS. Cette déclaration doit toujours être introduite avant le début de l'emploi. Pour les modifications (par exemple, une annulation ou un changement de poste), la même règle s'applique : la modification doit être effectuée avant le début de la journée de travail. Pour une personne qui quitte son emploi, vous devez le faire au plus tard le premier jour ouvrable qui suit son dernier jour de travail.

Qu'en est-il des flexis, des étudiants en emploi et des travailleurs temporaires ?  

Vous travaillez avec des flexi-jobbers, des job students, des travailleurs occasionnels ou des travailleurs saisonniers sous contrat journalier ? Dans ce cas, vous devez remplir une déclaration Dimona chaque jour ouvrable. Un travailleur ne se présente pas à l'improviste ? Vous pouvez alors annuler la Dimona le jour même, idéalement avant le début de la journée de travail. 

Vous travaillez avec des intérimaires ? Dans ce cas, c'est l'agence d'intérim qui se charge de la déclaration de la Dimona. Mais attention ! L'externalisation de l'administration entraîne un coût supplémentaire important. Il s'agit souvent d'une marge sur le salaire brut, en moyenne de 15 à 30 %.  

En tant qu'employeur, puis-je introduire moi-même une déclaration Dimona ? 

Oui, vous pouvez le faire via le site web de l'ONSS. Vous pouvez également la confier à un secrétariat social ou à un bureau de placement, moyennant, il est vrai, un coût administratif supplémentaire.

Que se passe-t-il si je dépose une déclaration Dimona en retard ou non ?  

Le fait de ne pas introduire une Dimona ou de l'introduire tardivement peut entraîner une amende ou une action en justice. L'ONSS peut également exiger une cotisation de solidarité pouvant s'élever à des milliers d'euros. En outre, vous perdez le droit à des cotisations avantageuses pour les étudiants, les flexi-jobbers ou les extras si vous ne déposez pas la Dimona à temps. Le message est donc de déposer votre déclaration Dimona à temps !  

Comment automatiser les Dimona ? 

Avec un outil de gestion du personnel tel que bookU, vous pouvez automatiser entièrement vos déclarations Dimona, et ce, dans le respect des règles légales. Ainsi, vous ne devrez plus jamais les soumettre manuellement et vous serez débarrassé des Dimona oubliées ou en retard. Plus d'amendes ! Un autre avantage ? C'est beaucoup moins cher que de confier cette tâche à une agence pour l'emploi ou à un secrétariat social, car vous gérez désormais vous-même vos déclarations DIMONA.  

Comment fonctionnent les Dimonas via bookU ? 

1. Vous utilisez le module de planification de bookU : des dimonas sont alors préparés pour vos étudiants-travailleurs et vos flexis sur la base de votre planification du personnel. Vous pouvez les envoyer à l'ONSS en une seule fois, ce qui vous permet d'être sûr qu'elles seront envoyées à temps. 
   
   Que se passe-t-il si le planning change ? Si un étudiant doit travailler plus longtemps ou s'arrête plus tôt, Dimona sera automatiquement adapté sur la base de l'enregistrement des heures via la pointeuse bookU. Si l'enregistrement des heures de l'employé diffère du planning, bookU enverra automatiquement une mise à jour à la Sécurité sociale.
    
2. Vous n'utilisez pas le module de planification : Pas de problème ! La pointeuse numérique sait parfaitement quel type d'employé entre en fonction de son statut. A ce moment-là, Dimona est automatiquement envoyé à l'ONSS pour les jobistes, les flexis et autres statuts temporaires.   

Les avantages des Dimonas automatiques en un coup d'œil :

• Gain de temps : plus de gestion manuelle. 
   
• Moins d'erreurs : Toujours en ordre et les amendes appartiennent au passé.  
   
• Moins cher : Vous travaillez avec une agence d'intérim pour vous débarrasser de l'administration liée aux étudiants en emploi et aux flexis ? Dans ce cas, un outil de gestion des ressources humaines comme bookU est une alternative moins coûteuse.  
   
• Tranquillité d'esprit et vue d'ensemble : Vous pouvez être sûr que tout est organisé automatiquement et correctement, sans stress. 

Vous voulez en finir avec les Dimonas en retard ou oubliés ?  

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